Selon les articles 46 de la Loi sur le travail (LTr) et 73 OLT1, les entreprises doivent tenir, pendant une durée de 5 ans, à disposition des autorités cantonales (à Neuchâtel : Office de l’inspection du travail) les registres et documents en relation avec le contrôle du temps de travail, soit notamment :
- Identité du travailleur.
- Nature de son activité, date du début et de la cessation de ses rapports de travail.
- Durées (quotidienne et hebdomadaire) du travail effectivement fourni, travail compensatoire et travail supplémentaire inclus, ainsi que ses coordonnées temporelles.
- Jour de repos ou de repos compensatoire hebdomadaire accordé, pour autant qu’il ne tombe pas régulièrement un dimanche.
- Horaire et durée des pauses d’une durée égale ou supérieure à une demi-heure.
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La notion de » registre » est interprétée d’une manière large : l’employeur n’est pas tenu de concevoir un registre particulier; il suffit que les informations requises soient contenues dans des documents existants (par exemple, feuilles de contrôle de la SUVA, registres du personnel, contrôle de la durée du travail, cartes de pointage et de timbrage, etc) et qu’elles puissent être présentées aux autorités sous une forme compréhensible et structurée.
Dans une directive de décembre 2013, le SECO a précisé que l’on pouvait admettre des moyens éprouvés et non bureaucratiques de procéder à l’enregistrement du temps de travail. Il peut s’agir du moment de la connexion informatique comme heure de début de travail; un modèle d’horaires de travail peut être défini, ne nécessitant que l’enregistrement des écarts par rapport à ce modèle; la tenue manuscrite d’un tableau Excel est également envisageable, tout comme un plan d’équipe fixe, etc. Il ne doit pas nécessairement avoir lieu au moyen d’une timbreuse.
L’obligation d’enregistrement complet de la durée du travail vaut en principe pour tous les travailleurs auxquels la durée du travail et du repos prévus par la LTr est applicable.
Dans la directive précitée de décembre 2013, le SECO a toutefois indiqué que l’on pouvait se contenter d’un enregistrement simplifié, se limitant à l’enregistrement de la durée quotidienne (et donc hebdomadaire) du travail pour les cadres et managers d’une entreprise, soit pour les travailleurs qui sont maître de leur emploi du temps et de l’organisation de leur activité et qui disposent d’une marge de manœuvre substantielle quant au contenu de leur travail.
La directive de décembre 2013 du SECO précise que les cadres et managers doivent conclure avec leur employeur un accord aux termes duquel ils renoncent à un enregistrement complet de la durée de travail. Cette convention écrite doit préciser que le travail de nuit et du dimanche est interdit, indiquer quelles sont les prescriptions à respecter en matière de repos et de pauses et comment ces derniers sont pris en règle générale. En outre, la question de la charge de travail, selon le temps de travail fourni, au cours de l’année écoulée sera abordée à la fin de chaque année lors d’un entretien consigné par écrit.
Enfin, les travailleurs qui exercent une fonction dirigeante élevée, soit les chefs d’entreprise, CEO et les membres de la direction de l’entreprise, ne bénéficient pas de la protection de la législation sur le travail, de sorte qu’ils ne sont pas tenus par l’obligation d’enregistrer la durée du travail.
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Ci-joint modèle de convention qui peut être soumis aux cadres et managers qui n’entendent pas être soumis à un enregistrement complet de la durée de travail :
AVENANT AU CONTRAT DE TRAVAIL
Les soussignés :
1. X, société anonyme ayant son siège à …,
ci-après l’employeur
2. Y, domicilié à …,
ci-après le collaborateur
CONVIENNENT
Art. 1 – Renonciation à l’enregistrement complet de la durée du travail
Le collaborateur, cadre au sein de l’employeur, renonce à l’établissement d’un enregistrement complet de la durée du travail et s’engage à enregistrer lui-même sur un ficher Excel le nombre d’heures réalisées par jour et par semaine, fichier Excel qui pourra être remis annuellement à l’employeur.
Art. 2 – Renonciation à exiger le paiement d’heures supplémentaires
Le collaborateur s’organise librement de manière à accomplir sa tâche à satisfaction au sein de l’entreprise.
Aucune rémunération n’est en conséquence due pour les éventuelles heures supplémentaires qui font partie de la fonction et qui sont comprises dans le salaire forfaitaire convenu.
Art. 3 – Prescription en matière de repos et pause
Le travailleur prend note qu’il doit bénéficier d’une durée d’un repos quotidien d’au moins 11 heures consécutives et que le travail de nuit et du dimanche sont interdits.
Le travail sera par ailleurs interrompu par des pauses d’une demi-heure au moins si la durée de travail dure plus de 7 heures et d’une heure si la journée de travail dure plus de 9 heures.
Art. 4 – Autres dispositions
Les parties confirment pour le surplus la validité des autres dispositions applicables au sein de l’entreprise, soit contrat de travail et règlement d’entreprise.
Ainsi fait à La Chaux-de-Fonds, le
L’employeur : Le collaborateur :